La Oficina de Proyectos (PMO)

PMO Brincando barreras

A menudo nos encontramos algunos obstáculos al intentar convencer a nuestros clientes de cuáles son las razones por las que las organizaciones necesitan implementar una PMO (Project / Program Management Office) o en su caso aplicar acciones de mejora continua. Podemos ubicar tres situaciones distintas en este tema; Las empresas que ya la tienen instalada, las empresas que ya saben que la necesitan y aquellas que no han identificado que es necesario implementarla.

Unos de los primeros problemas que nos encontramos es que la mayoría de las veces el cliente no tiene claro cuál es la definición de una PMO y mucho menos cuales son las funciones que realiza o servicios que proporciona, así que, debiéramos empezar por explicarle.

Tomemos como definición en primer lugar la proporcionada por el PMI en el libro PMBOK que es la siguiente:

“Una oficina de gestión de proyectos (PMO) es una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo. Una PMO también puede denominarse “oficina de gestión de programas”, “oficina del proyecto” u “oficina del programa”. Una PMO supervisa la dirección de proyectos, programas o una combinación de ambos. Es posible que la única relación entre los proyectos respaldados o administrados por la PMO sea que son dirigidos al mismo tiempo. Sin embargo, algunas PMO coordinan y dirigen proyectos relacionados. En muchas organizaciones, esos proyectos están agrupados o relacionados de alguna forma, de acuerdo con la manera en que la PMO vaya a coordinar y dirigir esos proyectos. La PMO pone el énfasis en la planificación coordinada, la priorización y la ejecución de proyectos y subproyectos vinculados con los objetivos de negocio generales de la organización matriz o del cliente.

Las PMO pueden operar con continuidad en aspectos que van desde proporcionar las funciones de respaldo para la dirección de proyectos bajo la forma de formación, software, políticas estandarizadas y procedimientos, hasta la dirección y responsabilidad directas en sí mismas para lograr los objetivos del proyecto. Se puede delegar a una PMO específica la autoridad para actuar como interesada integral y estar encargada de tomar decisiones clave durante la etapa de iniciación de cada proyecto; también puede estar autorizada para hacer recomendaciones o concluir proyectos a fin de ser congruente con sus objetivos de negocio. Además, la PMO puede participar en la selección, dirección y reubicación, si fuera necesario, del personal compartido de los proyectos y, si es posible, del personal dedicado de los proyectos.”

Estaré profundizando en este tema de manera progresiva basado en mi experiencia en la implementación de Oficinas de Proyectos en la medida que me dé el tiempo necesario para escribir más al respecto. Sin embargo estaré dispuesto a responder las dudas o inquietudes que los lectores tengan.